Lön är mer än den summa som betalas ut till medarbetaren varje månad. Efter varje lönekörning finns även uppgifter som arbetsgivaren behöver redovisa till Skatteverket. Det är här arbetsgivardeklarationen på individnivå, AGI, kommer in.
För många företag är AGI en naturlig del av den månatliga löneprocessen. Samtidigt är det lätt att se den som ännu en administrativ uppgift som bara ska skickas in.
I själva verket är AGI en viktig del av kopplingen mellan företagets lönehantering, den anställdes skatter och Skatteverkets uppgifter.
Och precis som med själva lönen är det uppgifterna bakom som behöver bli rätt.
Vad är AGI?
AGI står för arbetsgivardeklaration på individnivå. Det innebär att arbetsgivaren varje månad redovisar uppgifter om vad som har betalats ut till varje anställd och vilket skatteavdrag som har gjorts.
Till skillnad från tidigare redovisas uppgifterna per person. Skatteverket får därmed löpande information om exempelvis lön, förmåner och skatteavdrag. För den anställde innebär det också att uppgifter om inkomsten finns hos Skatteverket under året och kan användas i samband med den kommande inkomstdeklarationen.
AGI blir därför en viktig del av hela löneflödet – från det första löneunderlaget till den information som slutligen hamnar hos Skatteverket.
Vad ska arbetsgivaren lämna uppgift om?
AGI bygger på de uppgifter som finns i företagets lönehantering. Det kan bland annat handla om lön och andra ersättningar, skatteavdrag, skattepliktiga förmåner och vissa kostnadsersättningar.
Det betyder att AGI egentligen börjar redan när löneunderlaget samlas in.
Om exempelvis en bilförmån saknas i underlaget kan även AGI bli fel. Detsamma gäller om en ersättning, ett avdrag eller en frånvaroperiod har registrerats på fel sätt.
Det är därför kvaliteten på löneunderlaget som läggs in i systemet som till stor del avgör kvaliteten på den slutliga arbetsgivardeklarationen.
En bra löneprocess börjar alltså långt innan AGI skickas till Skatteverket.
AGI är en del av hela löneprocessen
För att förstå AGI är det bra att se den som en del av en kedja.
Först samlas information in om exempelvis arbetad tid, frånvaro, semester, OB, övertid och förmåner. Därefter beräknas lönen och skatteavdraget. När lönen är kontrollerad och betald skickas relevanta uppgifter vidare i arbetsgivardeklarationen.
Det gör att flera delar av lönehanteringen behöver hänga ihop.
En felaktig registrering kan påverka lönespecifikationen, löneutbetalningen och AGI samtidigt.
Det är också därför en tydlig lönespecifikation fyller en viktig funktion. Den ger den anställde möjlighet att se hur lönen har räknats fram och upptäcka eventuella avvikelser.
När löneunderlaget är korrekt från början blir också rapporteringen till Skatteverket betydligt tryggare.
När ska AGI lämnas?
Arbetsgivardeklarationen lämnas normalt varje månad. Vilket datum som gäller beror bland annat på företagets förutsättningar och redovisningsperiod.
Skatteverket anger att arbetsgivardeklarationen normalt ska lämnas den 12 eller 26 i månaden.
Det innebär att löneprocessen behöver planeras utifrån deklarationsdatumet. Underlag behöver komma in i tid, lönen behöver beräknas och kontrolleras och därefter ska arbetsgivardeklarationen kunna skickas in med korrekta uppgifter.
För företag med tydliga rutiner blir detta en naturlig del av varje lönekörning. När rutinerna saknas kan däremot en månad snabbt bli stressig om underlag kommer in sent eller om något behöver rättas.
Vad händer om AGI blir fel?
Fel kan uppstå även i en välfungerande löneprocess. En förmån kan ha missats, en löneart kan ha använts fel eller en ersättning kan ha registrerats med fel belopp.
När ett fel upptäcks behöver arbetsgivaren rätta uppgifterna hos Skatteverket. En redan inlämnad arbetsgivardeklaration kan rättas genom att en ny rättad deklaration lämnas för den aktuella redovisningsperioden.
Det går alltså att rätta ett fel, men det är betydligt smidigare att upptäcka det innan deklarationen skickas in.
Därför är kontrollen före inlämning en värdefull del av löneprocessen.
Ett extra ögonkast på förändringar under månaden kan spara mycket tid längre fram. Nya medarbetare, avslutade anställningar, sjukfrånvaro, föräldraledighet, förmåner, OB och andra ersättningar är exempel på sådant som kan behöva extra uppmärksamhet.
Frånvaro och AGI
Frånvaroregistreringen har fått ytterligare betydelse i samband med AGI. Sedan januari 2025 ska arbetsgivare även lämna vissa uppgifter om anställdas frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning.
Uppgifterna lämnas i samband med arbetsgivardeklarationen och skickas vidare från Skatteverket till Försäkringskassan.
Det gör det ännu viktigare att frånvaro registreras med rätt frånvaroorsak och omfattning.
För arbetsgivaren blir det tydligt hur olika delar av lönehanteringen hänger ihop. Det som registreras i lönesystemet kan påverka både lönen, semesterhanteringen och den information som lämnas vidare till myndigheter.
Vad behöver arbetsgivaren ha koll på?
En bra AGI-rutin handlar framför allt om att skapa kontroll före inlämningen.
Stämmer den utbetalda lönen med löneunderlaget? Har rätt skatt dragits? Finns samtliga skattepliktiga förmåner med? Är sjukfrånvaro och föräldraledighet registrerad korrekt? Har OB, övertid och andra ersättningar hanterats på rätt sätt?
Det kan kännas som många små detaljer, men det är just summan av dessa detaljer som skapar en korrekt arbetsgivardeklaration.
För företag som har flera anställda och många olika typer av lönehändelser blir det därför extra värdefullt att ha en tydlig kontrollrutin.
Det behöver heller inte vara komplicerat. En strukturerad löneprocess där samma kontroller görs varje månad kan göra stor skillnad.
Vanliga frågor om AGI
Vad betyder AGI?
AGI betyder arbetsgivardeklaration på individnivå. Det är den deklaration där arbetsgivaren bland annat redovisar lön, förmåner och skatteavdrag per betalningsmottagare till Skatteverket.
Hur ofta lämnas AGI?
AGI lämnas normalt varje månad.
Vad händer om arbetsgivaren skickar in fel AGI?
Om ett fel upptäcks behöver arbetsgivaren lämna en rättad arbetsgivardeklaration för den aktuella perioden.
Kan man rätta en AGI flera år senare?
Ja. Arbetsgivardeklarationer kan rättas upp till sex år bakåt i tiden.
Är AGI samma sak som arbetsgivardeklaration?
AGI är arbetsgivardeklarationen på individnivå, där uppgifter lämnas per betalningsmottagare. Deklarationen innehåller även uppgifter på arbetsgivarnivå.
Behöver ditt företag hjälp med AGI och lönehanteringen?
En korrekt AGI börjar med en korrekt lön. När löneunderlag, frånvaro, förmåner, skatteavdrag och andra uppgifter hanteras rätt från början blir även rapporteringen enklare.
Välkommen att kontakta Innecta AB. Vi berättar gärna mer om hur vi kan hjälpa just ditt företag och bidrar gärna med rådgivning och vägledning.
