Utlägg eller vidarefakturering – vad är skillnaden?

Många blandar lätt ihop utlägg och vidarefakturering och det kan vara svårt att sätta fingret på vad det är som skiljer dem åt. I båda fallen rör det sig om att göra ett köp av en vara eller tjänst som i slutändan ska betalas av någon annan.

Tillvägagångssätten ser dock olika ut beroende på om det rör sig om ett utlägg eller en vidarefakturering. Låt oss bena isär vad som är vad och när vilket alternativ passar bäst. 

Utlägg

Begreppet utlägg används ofta felaktigt för samtliga typer av situationer där man köper en vara eller tjänst för någon annans räkning. Ett “äkta” utlägg är när du fakturerar för en kunds räkning utan att ta ut moms. Det finns även några kriterier som behöver bockas av för att det ska räknas som ett utlägg. 

Till att börja med är det din kund som ska ha betalningsansvaret till leverantören, inte du. Det är alltså kundens namn som står på fakturan. Dessutom får du som gör utlägget inte göra något vinstpålägg. Summan som kunden ska betala till dig måste med andra ord vara identisk med det belopp som du betalade till leverantören. 

Det tredje kriteriet gäller bokföringen. Utlägget ska behandlas i bokföringen som just ett utlägg och inget annat. Detta bokförs på ett avräkningskonto för att det inte ska påverka din resultaträkning. 

Som nämnt får du inte dra av moms när du gör ett utlägg. Avdrag på den ingående momsen är i stället något kunden oftast – men inte alltid – har rätt till att göra. När du fakturerar en kund för detta ska du helst bifoga en kopia av fakturan eller kvittot för utlägget. 

Exempel på utlägg

Utlägg är vanligt inom en mängd olika branscher. Skatteverket använder följande exempel:

“Det kan vara fråga om utlägg när en byggentreprenör betalar markanskaffnings- och fastighetsbildningskostnad eller ersättning för gatumark för en kunds räkning, eller när ett inkassoföretag gör ett utlägg för ansökningsavgiften till Kronofogden.” 

Trots att det inte är den som betalat fakturan som bär betalningsansvaret kan det finnas vissa undantag när det kommer till utlägg som en anställd gör för sin arbetsgivare. Den anställde kan stå för betalningsansvaret om det anses naturligt att denne gör inköpet i sitt eget namn. Exempel på en sådan typ av inköp är bland annat kost, logi eller drivmedel till en personbil som används i tjänst. 

Vidarefakturering

Till skillnad från ett utlägg får du dra av momsen när du gör en vidarefakturering. Du ska bokföra detta som ett vanligt inköp och behöver sedan redovisa moms på försäljningen. Detta gäller även när du köper varor eller tjänster för någon annans räkning som inte hör till din huvudsakliga verksamhet. 

Gentemot säljaren av tjänsten är det du som är betalningsskyldig och inte den du utför köpet åt. Detta är en viktig distinktion mellan vidarefakturering och utlägg eftersom att det som nämnt i det senare fallet inte är du utan kunden som bär betalningsansvaret. Vid vidarefakturering är det du som är avtalspart till leverantören. 

Exempel på vidarefakturering

Det är vanligt förekommande att man använder sig av vidarefakturering när man köper in flera tjänster eller produkter på samma gång för att på det sättet komma åt större rabatter. Vidarefakturering är även ett alternativ om flera aktörer vill gå ihop för att göra en beställning. 

Exempelvis kan det röra sig om en grupp frilansande konsulter som delar lokal och bestämmer sig för att placera en order på kontorsmateriel tillsammans. Då lägger en av konsulterna beställningen, drar av momsen och vidarefakturerar sedan till de andra. För den konsult som betalade redovisas detta i bokföringen som en intäkt med utgående moms. 

Vilken momssats som ska användas vid avdrag beror på vilka förutsättningar som gäller. Om det exempelvis handlar om flygbiljetter och hotell för konsulten själv är dessa kostnader underordnade de tjänster som denne erbjuder. Detta innebär att om momsen för dessa konsulttjänster ligger på 25 procent så ska samma sats gälla även för flygbiljetter och hotell. 

Förhåller det sig i stället så att flyg och hotell är beställt och ska nyttjas av kunden själv, då är det momssatserna för dessa tjänster som gäller. I det här fallet: 6 procent moms på flyg och 12 procent moms på hotell. 

Utlägg eller vidarefakturering – vad ska man välja? 

Det finns inget rakt svar på vad som är bäst av utlägg och vidarefakturering. Valet avgörs av en rad olika variabler och faktorer där det bland annat är viktigt att ha i åtanke att utlägg inte bokförs som en kostnad, medan vidarefakturering gör det. Många anser att vidarefakturering innebär mindre krångel med bokföringen. 

Att veta vad man ska välja underlättas av att faktiskt ha koll på vad som är vad. Sedan beror valet på vilken bransch du rör dig i och vilken typ av vara eller tjänst det är som ska köpas. Om du känner dig osäker på hur du ska gå tillväga kan du alltid vända dig till oss på Innecta för rådgivning. 

En tumregel man kan använda sig av är ett utlägg är något man gör för att betala kundens egen faktura medan en vidarefakturering ofta görs för att bistå en kund genom att utföra dennes inköp. 

FAQ

Vilken moms gäller för vidarefakturering?

Vilken moms som gäller för vidarefakturering avgörs av vem det är som ska nyttja tjänsten. Är det konsulten själv som ska nyttja den är tjänsten normalt underordnad konsulttjänsten, vilket innebär att en och samma momssats används. Skulle det i stället vara kunden som nyttjar tjänsten är det den specifika tjänstens momssats som gäller.  

Vilket namn ska stå på fakturan när man gör ett utlägg?

När du gör ett utlägg är det din kunds namn som ska stå på fakturan. Detta då det är kunden och inte du som bär betalningsansvaret. 

Kan man dra av momsen på ett utlägg?

Nej, du kan inte dra av momsen på ett utlägg. Detta är en av de viktiga distinktionerna i begreppet. I stället är det kunden vars namn står på fakturan som har möjlighet att göra detta.