Lagerinventering är en central del av ekonomihanteringen för många små och medelstora företag. Oavsett om man säljer varor, producerar produkter eller hanterar råmaterial är det viktigt att veta vad som finns i lagret, vad det är värt och om bokföringen stämmer överens med verkligheten. En korrekt inventering skapar ordning, minskar risken för fel och ger företagsledningen bättre beslutsunderlag.
Varför ska man inventera?
Det finns flera viktiga skäl:
- Lagkrav: Bokföringslagen kräver att företag som har lager ska göra en fysisk inventering minst en gång per år i samband med bokslut. Lagrets värde ska nämligen redovisas som en del av företagets tillgångar.
- Korrekt bokföring och rapportering: Inventeringen säkerställer att lagersaldon i bokföringen motsvarar verkliga mängder. Missvisande lagervärde kan leda till felaktig resultaträkning och balansräkning.
- Bättre styrning och planering. Företaget får koll på:
- Varor som säljer dåligt eller riskerar att bli inkuranta
- Varor som behöver beställas
- Kassationer och svinn
- Effektivitet i logistiken
- Minskad risk för svinn och stölder: Regelbunden kontroll gör det lättare att upptäcka avvikelser tidigt.
Hur ofta ska man då inventera?
Det finns två typer av inventering:
- Årsinventering (obligatorisk): denna måste göras minst en gång per år i samband med bokslut.
- Löpande inventering (rekommenderad): många företag väljer att inventera oftare eftersom det ger bättre kontroll. Vanliga intervall är månadsvis, kvartalsvis eller rullande inventering, då man inventerar en del av lagret per vecka eller månad.
Vilken metod man väljer beror på bransch, lagrets storlek och hur kritiskt lagret är för verksamheten. SMF-företag mår ofta bäst av åtminstone kvartalsvis inventering för att undvika stora avvikelser vid årets slut.
Steg-för-steg: Så gör du en effektiv lagerinventering
- Förbered lagret:
- Städa och organisera hyllor
- Märk upp produkter tydligt
- Samla ihop artiklar som ligger på fel ställe
- Stäng av leveranser och plock under inventeringen för att undvika rörelse i lagret
- Förbered dokumentationen:
- Lista alla artiklar som ska inventeras (ur affärssystem eller Excel)
- Bestäm inventeringsmetod: manuellt, skanner, streckkodsläsare
- Tilldela inventerare och kontrollanter
- Genomför räkningen:
- Räkna varje artikel systematiskt efter en bestämd struktur
- Markera redan inventerade hyllor eller zoner
- Undvik avbrott så att inget område glöms
- Kontrollräkning:
- Låt någon annan kontrollera avvikelser eller kritiska artiklar
- Gör stickprov på högt värderade eller svinnkänsliga varor
- Sammanställ resultatet:
- Jämför faktiskt antal med lagersaldot i systemet
- Utred orsaker till större avvikelser (svinn, felregistrering, uteblivna bokningar)
- Uppdatera lagersaldon:
- Korrigera lagret i affärssystemet
- Dokumentera korrigeringar och vem som gjort dem
- Analysera inventeringen:
- Identifiera återkommande fel
- Uppdatera rutiner för att minska svinn och felregistrering
- För in lärdomar till nästa inventering
När måste en auktoriserad revisor närvara?
En revisor måste inte alltid vara med vid inventeringen, men vid årsbokslut är revisorns granskningsansvar tydligt. Revisorn behöver närvara om:
- Företaget har revision och lagret är en väsentlig del av företagets tillgångar
- Revisorn bedömer att intern kontroll är svag
- Lagret är stort, svårbedömt eller riskutsatt (dyrt, lätt att stjäla, svårvärderat)
I praktiken deltar revisorn ofta vid minst en av inventeringarna, vanligen den vid bokslut, för att kunna intyga att lagret är korrekt värderat.
Vad bidrar revisorn med?
Revisorn fungerar som en oberoende kontroll och ger trovärdighet åt lagervärdet i bokslutet. En revisor:
- Gör stickprov och kontrollräkningar
- Bedömer rutiner och interna kontroller
- Säkerställer att inventeringsmetoden är tillförlitlig
- Kontrollerar värderingsprinciper (t.ex. FIFO, inkurans)
- Dokumenterar sin granskning för revisionsberättelsen
Sammanfattning
Lagerinventering är en viktig del av ekonomisk styrning i små och medelstora företag. Den ger ordning, säkerställer rätt bokföring och minskar risken för svinn. Minst en inventering per år är obligatorisk, men fler rekommenderas för god kontroll. Med tydliga rutiner och noggrann dokumentation kan inventeringen göras effektiv och värdefull. När lagret har stor betydelse eller intern kontroll är svag, är revisorns medverkan en viktig kvalitetsgaranti.
Har du frågor om lagerinventeringens betydande roll för ekonomin, så är du alltid välkommen att kontakta Innecta. Vi hjälper dig gärna med rådgivning och vägledning.
