Att hantera löner är en viktig del av varje företag. Samtidigt är det ett område där många regler, beräkningar och deadlines behöver fungera tillsammans – varje månad.
För ett mindre företag kanske lönehanteringen från början känns enkel att sköta internt. Några anställda, en lönekörning och ett lönesystem kan vara fullt tillräckligt. Men i takt med att företaget växer kan löneadministrationen snabbt bli mer omfattande.
Fler anställda innebär fler löner att beräkna, mer frånvaro, semester, förmåner, pensioner och olika typer av ersättningar. Samtidigt förändras regelverken löpande och arbetsgivaren har ett stort ansvar för att löner och rapportering blir korrekta.
Det är här extern lönehantering kan vara en värdefull lösning.
Att outsourca lönehantering innebär att en extern partner tar hand om hela eller delar av företagets löneadministration. För många företag handlar det om att frigöra tid, minska sårbarheten och få tillgång till specialistkunskap – samtidigt som man behåller kontrollen över sin löneprocess.
Vad innebär outsourcead lönehantering?
Outsourcead lönehantering innebär att företaget låter en extern part hantera löneadministrationen.
Omfattningen kan se olika ut beroende på företagets behov. Vissa företag vill lämna över hela löneprocessen medan andra vill ha hjälp med vissa delar.
En extern lönepartner kan exempelvis hjälpa till med löneberäkningar, lönespecifikationer, semester, frånvaro, förmåner och rapportering till Skatteverket, Fora, Collectum eller Försäkringskassan.
Det kan också innebära stöd i frågor som rör kollektivavtal, lönearter, arbetsgivaravgifter, pensioner och andra delar av den löpande lönehanteringen.
Det fina med outsourcing är att lösningen kan anpassas efter företaget. Det finns alltså ingen anledning att köpa en större tjänst än verksamheten behöver.
För vissa företag är det rätt att lämna över hela löneadministrationen. För andra kan det vara mer värdefullt att ha en extern lönekonsult som stöd och kvalitetssäkrar delar av processen.
Vad ingår i extern lönehantering?
Vad som ingår beror på upplägget, men en komplett lönehantering kan omfatta hela flödet från underlag till färdig lön.
Det börjar ofta med att underlag samlas in. Det kan vara arbetstid, frånvaro, semester, sjukfrånvaro, OB, övertid och andra förändringar som påverkar lönen.
Därefter beräknas lönerna och kontrolleras innan de betalas ut. Lönespecifikationer skickas till de anställda och nödvändig rapportering hanteras.
För företaget innebär det att löneprocessen får en tydlig struktur och att det finns en specialist som följer processen hela vägen.
En bra lönepartner kan dessutom hjälpa till när något förändras. En nyanställd börjar, en medarbetare blir föräldraledig, ett kollektivavtal förändras eller en förmån behöver hanteras. Det är ofta just i de situationerna som värdet av en extern lönepartner blir tydligt.
4 anledningar till att outsourca lönehanteringen!
Det finns många anledningar till att företag väljer att outsourca löneadministrationen. För vissa handlar det främst om tid. För andra handlar det om kompetens, kontinuitet eller att minska företagets sårbarhet.
Du sparar tid
- Då lönehantering består av betydligt mer än själva lönekörningen.
- Underlag ska samlas in, kontrolleras och registreras. Frånvaro och semester ska hanteras. Förmåner ska beräknas och rapportering ska göras.
- När löneadministrationen läggs på en extern partner kan företagets egna resurser användas till andra uppgifter.
- Det gäller särskilt företag där ekonomi- eller HR-personal idag lägger mycket tid på lönefrågor som egentligen ligger utanför deras huvudsakliga arbetsuppgifter.
Du får tillgång till specialistkunskap
- Lön är ett område där regler och avtal behöver följas noggrant. Det kräver både kunskap och kontinuerlig uppdatering.
- Med en extern lönepartner får företaget tillgång till personer som arbetar med lön som sitt specialistområde.
- Det innebär att du kan få hjälp när frågor uppstår och rådgivning när något förändras – istället för att själv behöva sätta dig in i varje ny regel eller situation.
Du minskar företagets sårbarhet
- En vanlig utmaning när lönen hanteras av en enda person internt är att kunskapen kan bli personberoende.
- Vad händer om personen blir sjuk, går på semester eller slutar?
Med en extern lönebyrå finns en organisation och kompetens bakom lönehanteringen. Det skapar en större kontinuitet och minskar risken för att löneprocessen blir beroende av en enskild person.
Du minskar risken för fel
- Fel kan bli både tidskrävande och kostsamma.
- Ett fel kan innebära att en anställd får fel lön, att rapporteringen behöver rättas eller att företaget behöver lägga tid på att utreda vad som har hänt.
- Med tydliga rutiner, kontroller och specialistkompetens kan risken för fel minska.
- Det handlar också om trygghet. När lönen är korrekt och kommer i tid påverkar det medarbetarnas förtroende för arbetsgivaren.
När är det dags att outsourca löneadministrationen?
Det finns ingen bestämd storlek på ett företag där outsourcing plötsligt blir rätt lösning.
Ett företag med tio anställda kan ha större behov av extern hjälp än ett företag med femtio, beroende på hur verksamheten ser ut.
Ett bra sätt att tänka är därför att utgå från företagets behov snarare än antalet anställda.
Känner du igen dig i att lönehanteringen tar mer tid än den borde? Har ni svårt att hinna hålla er uppdaterade kring regler och avtal? Eller finns det bara en person som kan löneprocessen?
Det kan vara tecken på att det är dags att se över hur lönehanteringen fungerar.
Även snabb tillväxt kan vara en anledning. När antalet anställda ökar följer ofta mer komplexitet med. Fler personer innebär fler löneunderlag, fler semesterfrågor och fler situationer att hantera.
Då kan en extern lösning ge företaget den struktur som behövs för att växa utan att löneadministrationen växer ur proportion.
Vad kostar extern lönehantering?
Pris på lönehantering är en vanlig fråga när företag funderar på outsourcing.
Det korta svaret är att priset varierar beroende på företagets behov.
Antalet anställda spelar förstås roll, men det är långt ifrån den enda faktorn. Ett företag med få anställda kan ha en relativt komplex lönehantering medan ett större företag kan ha en mer standardiserad process.
Priset kan bland annat påverkas av:
- antal anställda
- antal lönekörningar
- kollektivavtal
- olika anställningsformer
- förmåner och ersättningar
- hur mycket administration företaget vill lämna över
- vilket lönesystem som används
Vissa lönebyråer arbetar med ett pris per anställd medan andra erbjuder ett fast pris eller en kombination av olika prismodeller.
Det är därför klokt att se till helheten när du jämför pris på lönehantering.
En billigare lösning är exempelvis mindre värdefull om den kräver mycket arbete från företagets egen personal. På samma sätt kan en något mer omfattande tjänst vara en bättre investering om den frigör tid och ger företaget tillgång till kvalificerad rådgivning.
Vad kostar det att inte ha kontroll på lönen?
När företag jämför kostnaden för extern lönehantering är det lätt att bara titta på fakturan från lönebyrån. Men lönehantering har även en intern kostnad.
Den egna tiden behöver räknas in. Det gäller tiden för lönekörningar, kontroller, frågor, rättelser och uppdateringar.
Sedan finns även kostnaden för det som kan hända när något blir fel.
En felaktig lön kan behöva rättas. En missad rapportering kan kräva extra administration. En medarbetare som får fel lön kan behöva hjälp att förstå vad som hänt.
Därför kan det vara värdefullt att jämföra kostnaden för lönehanteringen med värdet av den tid, kompetens och trygghet som företaget får tillbaka.
Behåller företaget kontrollen vid outsourcing?
En vanlig fundering är om företaget tappar kontrollen över lönen när man anlitar en extern partner.
I en bra outsourcinglösning är det snarare tvärtom.
Företaget kan fortfarande ha full insyn i löner, underlag och rapportering, samtidigt som den löpande administrationen hanteras av en specialist.
Det viktiga är att rollerna är tydliga från början.
Vem skickar in underlagen? Vem godkänner lönen? Vem hanterar frågor från medarbetarna? Vem ansvarar för rapporteringen?
När dessa delar är tydliga blir samarbetet enkelt och transparent.
Kan man outsourca bara delar av lönehanteringen?
Absolut!
Extern lönehantering behöver inte innebära att företaget lämnar över allt.
Ett företag kanske vill fortsätta hantera vissa delar internt men behöver hjälp med själva lönekörningen, rapporteringen eller mer avancerade lönefrågor.
Ett annat företag kanske har en egen ekonomiavdelning men saknar en specialist inom lön.
Därför är det ofta bättre att utgå från frågan "Vad behöver vårt företag hjälp med?" än att utgå från en färdig standardlösning.
Vad ska du tänka på när du väljer lönebyrå?
Att välja en partner för lönehantering är ett långsiktigt beslut. Därför är det bra att titta på mer än priset.
Fundera på vilken kompetens du får tillgång till, hur kontakten fungerar och hur väl lösningen passar företagets behov. Det kan också vara klokt att fråga hur lönebyrån arbetar med kvalitetssäkring, backup och förändringar i lagar och avtal.
En annan viktig del är kommunikationen. Lön är personligt. När en medarbetare har en fråga om sin lön vill man kunna få ett tydligt svar och veta vem man ska vända sig till.
En bra lönepartner ska därför vara mer än någon som trycker på knappen för lönekörningen. Det ska vara en partner som du kan känna dig trygg med även när en situation blir mer komplicerad.
Lönekonsultens tips!
Titta på lönehanteringen som en hel process istället för att bara se på själva lönekörningen.
Fråga dig: Hur mycket tid lägger vi internt? Hur sårbara är vi om en person blir borta? Hur hanterar vi förändringar? Och hur trygg känner vi oss när en mer komplicerad lönefråga dyker upp?
När du ser hela bilden blir det ofta enklare att avgöra om extern lönehantering är rätt för företaget.
Stor lönebyrå eller personlig lönepartner – vad passar ditt företag?
När du väljer partner för lönehanteringen finns det flera vägar att gå. En större, världskänd aktör som kan erbjuda en stor organisation med samma process till alla sina kunder är vad vissa söker.
Andra företag värdesätter något annat – en nära kontakt, korta beslutsvägar och möjligheten att snabbt få prata med någon som känner både företaget och dess lönehantering.
Det är en av styrkorna med att arbeta med en mer personlig lönepartner som Innecta AB. Här blir du mer än ett kundnummer. Vi lär känna verksamheten, förstår era behov och finns nära när frågor uppstår.
För oss är det viktigt att kunden vet vem man kontaktar och känner att det är enkelt att ställa en fråga, även när den kanske känns liten. Lönefrågor kan vara komplexa, men kontakten med den som hjälper dig behöver vara enkel.
Vi kan vara flexibla och anpassa vårt arbetssätt efter varje kund. Företag ser olika ut, och därför tycker vi att lönehanteringen också ska få göra det.
I slutändan handlar valet av lönepartner om vad som är viktigt för just ditt företag. Vissa söker en stor organisation medan andra värdesätter närhet, personlig service och en relation som bygger på förtroende.
På Innecta AB tror vi på det senare. Vi tar oss tid att förstå just ditt företags behov och hittar tillsammans ett upplägg som passar er. Vi tror på nära samarbeten, personlig service och att finnas där när du behöver oss.
